Brak płatności za sprzedane towaru lub wykonane usługi to problem zdecydowanej większości przedsiębiorców w Polsce. Windykacja niezapłaconych faktur jest konieczna, jeśli nie chcemy z naszych własnych pieniędzy finansować nieuczciwych kontrahentów. Jak to zrobić, aby mogła być skuteczna?

Prawie 7 na 10 firm informowało w 2022 r., że doświadczało w poprzednim roku opóźnień płatności o ponad 60 dni. Jakie kroki należy podjąć, żeby tego uniknąć?

Monitorowanie płatności

Żeby prowadzić skuteczną windykację niezapłaconych faktur należy kontrolować płatności. Bardzo często zgłaszają się do nas przedsiębiorcy, którzy dopiero po 1-2 latach od wystawienia faktury zgłaszają się do nas z prośbą o poprowadzenie windykacji. Kiedy pytamy, czemu tak późno, odpowiadają, że nie mieli czasu się tym zająć, potem wyleciało im to z głowy i przypomnieli sobie o dłużniku przy okazji „porządków w papierach”.

Główna zasada windykacji niezapłaconych faktur brzmi następująco:

im szybciej rozpoczniesz windykację długów, tym lepiej – zyskuje ten, który jest pierwszy.

Jeśli kontrahent nie płaci, to zwykle są dwie tego przyczyny: albo chce się kredytować cudzymi pieniędzmi albo jego sytuacja finansowa jest zła i prawdopodobnie zaraz się pogorszy.

Jeśli dłużnik balansuje na granicy wypłacalności, to im szybciej zaczniemy windykację, tym lepiej. Dzięki niezwłocznemu działaniu, możemy ubiec innych wierzycieli naszego dłużnika. A tacy z pewnością się pojawią.

Drugą przyczyną, dlaczego powinniśmy pilnować płatności faktur są terminy przedawnienia. Ostatnie zmiany prawa doprowadziły w praktyce do tego, że o zapłatę przedawnionych faktur nie można pozwać dłużnika do sądu. Sąd sam bada, czy dług jest przedawniony. Jeśli tak, to od razu przegrywamy sprawę.

Wezwanie do zapłaty

Niezależnie od tego, czy chcemy windykować długi na drodze sądowej czy pozasądowej, musimy dać znać dłużnikowi, że nadal pamiętamy o niezapłaconej fakturze i oczekujemy jej zapłaty.

Jeśli przedsiębiorca  chciałby skierować pozew przeciwko swojemu dłużnikowi, to w praktyce musi wcześniej wezwać dłużnika – choćby tylko raz – do dobrowolnej zapłaty długu.

Takie wezwanie może przybrać różne formy. Z jednym zastrzeżeniem. Musimy po wezwaniu pozostać ślad, który można odczytać.  Taki nakaz wynika z zasad postępowania sądowego między przedsiębiorcami.

Art. 458¹¹ [Wykazanie dokumentem] Czynność strony, w szczególności oświadczenie woli lub wiedzy, z którą prawo łączy nabycie, utratę lub zmianę uprawnienia strony w zakresie danego stosunku prawnego, może być wykazana tylko dokumentem, o którym mowa w art. 77³ Kodeksu cywilnego, chyba że strona wykaże, że nie może przedstawić dokumentu z przyczyn od niej niezależnych.

Art. 77³ [Nośnik informacji jako dokument] Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Brzmi to skomplikowanie. Przepis ten można sprowadzić do prostej zasady: co do zasady dowodem na wezwanie dłużnika do zapłaty nie mogą być zeznania świadka. W praktyce najlepiej byłoby, gdyby wezwanie było wysłane pocztą tradycyjną lub pocztą e-mail. Z takim formatem sądy są najbardziej zaznajomione.

Wezwanie może być w ostateczności wysłane także komunikatorem internetowym. Wtedy trzeba zachować taką rozmowę do wglądu, a do sądu przedłożyć np. zrzut ekranu.

Skierowanie sprawy do sądu

Wyrok polskiego sądu jest najmocniejszym prawnie dokumentem, który umożliwi nam windykację niezapłaconej faktury. Mając wyrok, mamy pełne, „urzędowe” potwierdzenie, że dłużnik jest nam winien kwotę wskazaną w wyroku. Wyrok musi być respektowany nie tylko przez dłużnika, ale także przez inne organy państwowe.

Wyrok przedłuża okres czasu, kiedy oficjalnie możemy prowadzić windykację niezapłaconych faktur (tzw. przerwanie biegu przedawnienia).

Z wyrokiem możemy iść do komornika wnosząc o wszczęcie postępowania egzekucyjnego.

Na podstawie wyroku możemy wpisać dłużnika do krajowego rejestru zadłużonych, co znacząco utrudni mu życie i może skłonić do zapłaty.

Wyrok może być podstawą skutecznej egzekucji, jeśli działamy szybko i sprawnie. Tak jak wspomnieliśmy wcześniej – kto pierwszy, ten lepszy.

Bardzo ważne jest, aby kierując sprawę do sądu znać się bardzo dobrze na skomplikowanych procedurach sądowych, gdzie jeden mały błąd może zaważyć na rezultacie sprawy. To zrozumiałe, że przedsiębiorcy nie są specjalistami od procedury sądowej. Potrzebują więc profesjonalnego wsparcia. My takie wsparcie zapewniamy.

Jesteśmy kancelarią radców prawnych, co oznacza, że:

• skończyliśmy studia prawnicze,
• przeszliśmy specjalistyczne, regulowane przepisami, wieloletnie szkolenie (tzw. aplikacja),
• zdaliśmy państwowy egzamin zawodowy,
• przysługują nam dodatkowe uprawnienia przewidziane przez prawo,
• mamy ponad 20-letnie doświadczenie w prowadzeniu spraw przed sądami,
• pomoc w windykacji to nasz chleb codzienny.

Jeśli potrzebujesz pomocy w przeprowadzeniu windykacji niezapłaconych faktur, skontaktuj się z nami.